110年董事會及股東常會召開應注意事項

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牛轉乾坤,隨著新的一年到來,各家公司準備召開股東常會的作業腳步也近了。「公司治理3.0 -永續發展藍圖」發布後,公開發行公司今年股東常會召開時,有何須特別注意之事項?本文將分從董事會/股東常會的議案及程序兩個面向來說明及提醒。

董事會及股東常會議案

為保護股東的權益,公司法及證券交易法有明文規定部分議案必須列為召集事由,不得以臨時動議提出。股東常會的議案係由董事會提案,而持有已發行股份總數1%以上股份之股東,可依公司法第172條之1向公司提出。因此,在擬定股東常會前的董事會及股東常會議案時,宜特別注意公司過去已發生及未來營運計畫等,需於股東常會中報告或決議之事項,暨基於法令修正而應列入董事會及股東常會的議案。以下列舉四項重點提醒。

重點1:不得以臨時動議提出的議案

雖然公司法未有明確規範不得於董事會以臨時動議提出之議案,但《公開發行公司董事會議事辦法》第3條及第7條中有明定某些事項,除突發緊急情事或正當理由外,應在召集事由中列舉,不得以臨時動議提出。

而對於股東常會,公司法及證交法令有明文規定應載於召集通知之事由,表一依公開及非公開發行公司,分別列舉股東常會應列示之召集事由,公司於擬訂議案時,應特別留意。若應列為召集事由而未列入者,將徒增決議的不確定性。當股東對股東常會應列為召集事由而未列入議案的決議有不同意見時,可依公司法第189條規定,自決議之日起三十日內,以股東會之召集程序或其決議方法違反法令/章程,訴請法院撤銷其決議。

重點2:公司章程修正項目

107年11月1日起施行修正之公司法,增修創造友善新創環境、增加企業經營彈性等內容。自修法以來,不少公司已重新評估及修訂公司章程內容,表二列舉公司較常運用修正章程之項目,提供尚未依最新公司法檢視章程之公司做為參考。

重點3:年度盈餘分配重要釋令

盈餘分派案不僅為公司表現的年度成果驗收,亦為眾股東們引頸期待的股東常會重要議案之一。針對經濟部去(109)年發布有關盈餘分配之重要釋令,重點說明如下:

1.法定盈餘公積提列:

依公司法第237條規定,公司於分派盈餘時,應先提列法定盈餘公積。針對以「本期稅後淨利」為提列基礎者,經濟部於去年發布函釋規定,自公司辦理108年度財務報表之盈餘分配起,應以「本期稅後淨利加計本期稅後淨利以外項目計入當年度未分配盈餘之數額」作為法定盈餘公積之提列基礎,但公司可延至109年度財務報表之盈餘分配開始適用。至公司過去年度提列之法定盈餘公積,則毋須追溯調整。

以「本期稅後淨利」為法定盈餘公積提列基礎之公司,部分公司於109年辦理108年度財務報表之盈餘分配時,即已採用上述新規定,提醒尚未適用的公司於今(110)年辦理109年度財務報表之盈餘分配時,應全面適用新規定。另特別提醒,前文所述之本期稅後淨利加計「本期稅後淨利以外項目計入當年度未分配盈餘之數額」,該數額係指未曾提列法定盈餘公積之項目,在實務上部分項目很容易辨識是否曾提列過法定盈餘公積,例如直接計入其他綜合損益帳戶之調整數;有些項目卻很難辨識是否曾經提列過,例如某些自特別盈餘公積轉回未分配盈餘者,建議公司若有辨識困難,宜與會計師討論。又由於此提列基礎變更對於有重大未分配盈餘調整數之公司,將可能影響其股東之盈餘分派金額及未分配盈餘稅的計算,建議公司提前規劃並試算對公司當年度可分配盈餘之影響。

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