
保行持強而有效的內部控制,有助於組織偵測和預防舞弊為。由於新冠肺炎(COVID-19)病毒蔓延,遠距工作的人員越來越多,使得一直以來實體的管制措施,在遠距工作情況下,可能無法如同以前有效地運作。當員工在實體辦公室工作時,與員工遠距工作時相比,企業採取實體安全措施可能比較容易執行。由於遠距工作而裁減員工數或調整員工新職務,可能會導致內部控制出現新漏洞,增加舞弊或誤述的風險。因此,現在是重新評估內部控制有效性的好時機,以下是一些需要考慮的重點。
重點1:高層基調,保持順暢溝通
高層基調聚焦於組織有效的內部控制,是非常重要的關鍵點。董事會的一項主要職責,係屬合理地確保組織設計與執行有效的內部控制制度。特別在需要實施營運流程變更時,董事會和管理階層採用的觀念與方法要盡量保持一致性;以確保有效的內部控制措施可務實地執行,並將更積極地讓組織全部人員能夠感受到變革氛圍。
溝通係維持高層基調的關鍵因素,遠距工作環境可能會讓溝通變得更加困難,但也有可能因善用科技而提供順暢溝通效率管道。而主管與員工在過去可透過休息室或走廊等,藉由工作場所自然發生溝通的對話,如今已不再存在。遠距工作成為新常態,實際面對面的溝通方式不易發生。相對地,管理階層若能夠以身作則,讓員工感受到適應於遠距工作的環境;組織可考慮其他溝通方式,例如發送電子郵件或安排與員工點對點的視訊會議和遠端通話,以保持順暢溝通管道。